Tổ chức sự kiện họp báo cho doanh nghiệp

Họp báo và tổ chức họp báo

Họp báo (Press Conference) xuất phát từ nước Anh vào thế kỉ 17, lịch sử ghi nhận ở đây là nơi diễn ra các cuộc họp báo chí tại các phòng kín cho những tổ chức lớn. Mãi về sau này, khi mọi thứ tiến bộ hơn, công chúng mới được tham gia nhiều hơn vào các buổi họp báo.

Những cuộc họp được ghi nhận sẽ có sự tham gia từ các bên bao gồm doanh nghiệp, nhà báo, chính phủ và các nghiệp đoàn. Họ sẽ ngồi với nhau để tìm ra các giải pháp cho một sự kiện nào đó, hoặc đơn giản là công bố một thông tin ra bên ngoài.

Thông tin nào được đưa ra trong họp báo

Các thông tin được đưa ra trong buổi họp báo khá đa dạng như việc thông báo các cơ chế chính sách, thông báo một sự kiện của công ty,.. Nhưng về cơ bản, các thông tin được đưa ra thường sẽ là công bố sản phẩm mới với tính năng mới, phát triển các dòng sản phẩm mới,..

Những tác dụng của họp báo: Với những ai thường xuyên theo dõi các trang tin tức, hẳn sẽ không còn xa lạ với các bài báo hiện nay. Những bài báo này thường được đưa ra có chủ đích giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu có lợi về mặt truyền thông để tạo ra những lợi thế trong hoạt động.

Quy trình tổ chức họp báo chi tiết: Đối với bất kỳ buổi sự kiện gì, việc tổ chức ra được một buổi họp báo tốt sẽ trả lời rõ ràng nhất cho câu hỏi họp báo là gì. Việc tổ chức họp báo sẽ được dựa trên các yếu tố sau

Mục tiêu họp báo là gì: Đối với bất kỳ nhà báo nào thì buổi họp ngày hôm đó sẽ là một buổi lấy thông tin vì họ luôn trong tình trạng cần những thông tin. Hãy đảm bảo rằng những thông tin của bạn là chất lượng nhất và độc đáo để họ có nhiều hơn ý tưởng viết bài.

Không khí buổi họp báo là gì: Vì đây đều là những nhà báo, những người được đào tạo nhiều năm và được tiếp xúc với rất nhiều người, nên khi tiếp xúc, bạn hãy giữ cho mình và không khí lịch sự và tôn trọng. Bạn nên cố gắng liên hệ cá nhân từng người để mọi người thấy được sự tận tình của bạn trong việc mời họ đến tham gia buổi họp báo.

Địa điểm tổ chức buổi họp báo: Một điều lưu ý là trong quá trình tổ chức họp báo, bạn phải có sự chuẩn bị kĩ cho phần trình bày như ánh sáng, âm thanh, bố cục, … Đặc biệt các bạn cần phải chuẩn bị kĩ các vật dụng nhỏ, điều này thể hiện được sự chuyên nghiệp và tinh tế của bạn trong quá trình tổ chức đối với các nhà báo.

Các file thông tin trong quy trình họp báo chi tiết cần gì: Về những gì cuộc họp báo sẽ diễn ra, bạn có thể tổng hợp thành các file word và gửi đến nhà báo, có như vậy những người đến sau vẫn có thể theo được buổi họp và nắm chính xác nhất thông tin mà buổi họp diễn ra. Công tác này nên được chuẩn bị ngay từ lúc bắt đầu buổi họp.

Khó khăn của doanh nghiệp khi làm việc với báo chí

Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp gặp phải khi tổ chức họp báo là làm sao để kết nối được với nhiều cơ quan báo chí và lan tỏa sự kiện. Có rất nhiều cách để gửi giấy mời báo chí đến tham dự song việc tham dự mang tính tương đối, không chắc chắn. Dẫn tới định hướng tổ chức bị sai lệch nhiều so với dự kiến, thông tin sự kiện cũng không đạt được như mong muốn.

BRANDCOM – một đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông quảng cáo, đặc biệt là có nhiều mối quan hệ hợp tác với các cơ quan báo chí. Công ty Cổ phần Truyền thông Thương hiệu Việt Nam có thể giúp doanh nghiệp làm cầu nối với các cơ quan truyền thông báo chí.

Không chỉ làm nhiệm vụ kết nối với đội ngũ phóng viên, nhà báo, BRANDCOM mang lại sự đảm bảo cho doanh nghiệp về người tham dự, thông tin đăng tải trên báo chí.

Các vấn đề về chi phí cũng được công ty cân đối để phù hợp với kế hoạch của doanh nghiệp. BRANDCOM trực tiếp làm việc với báo chí, tiếp đón báo chí tới họp báo.

Có thể nói, tổ chức một sự kiện họp báo là vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Việc đồng hành cùng các đơn vị chuyên nghiệp như BRANDCOM sẽ giúp doanh nghiệp san sẻ được gánh nặng truyền thông sự kiện, lan tỏa sự kiện và mang lại nhiều thành công.